ссылки в формулах

[бобок]

Подскажите, пожалуйста, почему формулы, в которых есть ссылки на другие файлы, иногда неправильно считают? Мне необходимо сложить ячейки за два предыдущих месяца с текущим. Иногда результат получается не тот. Пересчитаю вручную - результат один, похожу по всем файлам, происходит перерасчет, появляется правильный результат, но не могу понять закономерность. Формулы самые простые - сравнение, суммирование, деление. Спасибо

[vikttur]

Не все функции листа умеют работать с закрытыми книгами.
Если проблема не в этом, лучше показать пример с формулами. Может буть неточный поиск, округление, неправильная ссылка и еще 1001 вариант.

[tae1980]

Сообщение от бобок

Подскажите, пожалуйста, почему формулы, в которых есть ссылки на другие файлы, иногда неправильно считают? Мне необходимо сложить ячейки за два предыдущих месяца с текущим.

Очень сложно работать стандартными средствами с несколькими книгами. И в 99% такая работа требует что бы ВСЕ используемый книги были открыты. Я решил похожую проблему тем что данные по месяцам располагаю в одной книге, но на разных листах. Очень удобно. Попробуйте реорганизовать ваши данные так что бы все нужные данные находились в одной книге.

[Serge 007]

Сообщение от tae1980

Я решил похожую проблему тем что данные по месяцам располагаю в одной книге, но на разных листах.

tae1980, это очень плохой совет. И очень плохая организация данных.

[tae1980]

Сообщение от Serge 007

tae1980, это очень плохой совет. И очень плохая организация данных.

И чем же плохо? Нельзя что либо утверждать не видя конкретных данных, не зная их свойств.
У меня в книге 12 листов + листы отчетности. И не вижу в это совершенно ни чего плохого, одни плюсы:
* Все данные в одном месте, то есть их можно быстро: просмотреть, исправить, дописать, реорганизовать и т.п. Удобная навигация по данным.
* Отчетность находиться рядом с данными. Я легко проверяю отчетность, и могу без лишних проблем придать ей любую форму.
* Эти данные больше ни где не используются - они не загромождают и не усложняют иные структуры данных.
* Легкость написания макросов и формул. Макросы быстро пишутся, имеет простую структуру, а значит легко модернизируются и содержат меньше ошибок.
* Легкость ведения архивов и резервных копий. Легко копируются, невозможно чего либо забыть или потерять, невозможно испортить пути.
* еще можно дописать пару другую пунктов. Только стоит ли?

Я не говорю что это решение ВСЕГДА подходит ко ВСЕМ видам данных. Иногда просто не возможно структурировать набор данных в одной книге (на одном листе). А иногда выгоднее умышленно развести данные по разным книгам (файлам, базам), особенно если эти данные используются сразу в нескольких местах. В каждом случае нужно принимать индивидуальные решения.
Из ходя из вводного описания условий, а не вижу ни одной причины почему в данном случае все данные за год нельзя (не удобно, не практично) хранить в одной книге.

[IgorGO]

это очень плохой совет. И очень плохая организация данных.

Сергей +1.

* Все данные в одном месте

это на 12 листах что-ли? да уж очень в одном месте...
мои предпочтения - данные - это один лист, желательно отдельный файл.
каждый отчет - отдельный лист, если данные не в этом же файле, то в файл с отчетами (на отдельный лист) они попадают запросом к файлу с данными.
основное преимущество - я могу сколько угодно править этот файл, структуру и способ получения отчетов, не влияя на исходные. Обновление такого файла происходит совершенно элементарно, не искушенный в тонкостях работы эксель пользователь, ставит такой файл себе и он работает без всяких дополнительных настроек.

[Serge 007]

Сообщение от tae1980

Нельзя что либо утверждать не видя конкретных данных, не зная их свойств.

Вы заблуждаетесь. Можно. Данные бывают текстовые и числовые и их свойства я прекрасно себе представляю

Развивать дискуссию не буду, выскажу только одно наблюдение:
На любом форуме одной из самых популярных тем является "Как собрать данные из разных файлов/листов в один?"

[tae1980]

Все же позволю себе ответить..

Сообщение от IgorGO

Сергей +1.

Повторюсь: Ни как не могу согласиться без анализа структуры данных. Это не исключает вашу точку зрения, но так же не делает её единственно верной.

Сообщение от IgorGO

это на 12 листах что-ли? да уж очень в одном месте...

Да в одном месте... Что легче: открыть один файл и переключать между 12 листами или 12 раз открывать разные файлы, а потом переключаться между 12 книгами?

Сообщение от IgorGO

мои предпочтения - данные - это один лист, желательно отдельный файл.

От себя добавлю: желательно текстовый файл. Я продолжаю считать, что "текстовый фал - лучшая база данных". За эту точку зрения меня уже здесь критиковали.

Сообщение от IgorGO

каждый отчет - отдельный лист, если данные не в этом же файле, то в файл с отчетами (на отдельный лист) они попадают запросом к файлу с данными.

А чем это сильно отличается от того что я сказал?

Сообщение от IgorGO

основное преимущество - я могу сколько угодно править этот файл, структуру и способ получения отчетов, не влияя на исходные. Обновление такого файла происходит совершенно элементарно, не искушенный в тонкостях работы эксель пользователь, ставит такой файл себе и он работает без всяких дополнительных настроек.

ДА вы правы, у меня выстраивается подобна картина. НО это ПРОТИВОРЕЧИТ условиям задачи (ИМХО). Так как в нём сказана об одном виде данных с простой структурой (по умолчанию, т.к. о сложности структуры ни чего не сказано).
То есть мы имеем:
1. Неограниченный набор данных, с простой структурой и ручным методом ввода.
2. Организация хранения данных по месяцам. Из личного опыта могу добавить, что неплохо бы иметь возможность быстро пробежаться по всем месяцам, в том числе за несколько лет и не запутаться в них.
3. Отчеты, скорее всего простой формы, так как оператор не самый большой знаток excel. Но в них нужна связь с данными по месяцам за текущий год.
Из этого я не вижу необходимость городить огород из сложных структур и взаимосвязей файлов. Человеку нужно эффективно работать, а не эффективно хранить данные (эти два понятия не имеют линейной зависимости).

[tae1980]

Сообщение от Serge 007

Вы заблуждаетесь. Можно. Данные бывают текстовые и числовые и их свойства я прекрасно себе представляю

Боюсь вы не правы, так как о виде данных в условие задачи ни слова, а следовательно не известна даже приблизительная структура.

Сообщение от Serge 007

На любом форуме одной из самых популярных тем является "Как собрать данные из разных файлов/листов в один?"

Это может говорить о том что:
1. люди не умеют пользоваться поиском.
2. людям лень сходить в магазин и купать книгу вида "эксель для чайника" или выкачать ее из инета. Лично когда начинал изучение купил две книги + выкачал 2 из инета. Полностью их прочитал (правда с ходу не все понял) и только после этого начал доставать вопросами людей. Очень хорошая книга "трюки excel".
3. не эффективность методов работы. Раз постоянно требуется их разъяснение.

[Serge 007]

Сообщение от tae1980

Очень хорошая книга "трюки excel".

"Без сомнения, главная ошибка, которую большинство пользователей Excel делают при создании электронных таблиц, состоит в том, что они не планируют данные так, как этого ожидают Excel и его средства.

Вот несколько самых распространенных ошибок, встречающихся при проектировании таблицы:
• Ненужное распределение данных по нескольким различным рабочим книгам.
• Ненужное распределение данных по нескольким рабочим листам.
• Ненужное распределение данных по различным таблицам.
• Пустые столбцы и строки в таблицах с данными.
• Пустые ячейки там, где должны быть повторяющиеся данные.

Первые три варианта в этом списке ведут к одному выводу: необходимо стараться хранить связанные данные в одной непрерывной таблице.

Снова и снова мы видим электронные таблицы, не выполняющие это простое правило и потому ограниченные в своей возможности пользоваться всеми преимуществами некоторых наиболее мощных возможностей Excel, включая Сводные таблицы (PivotTables), промежуточные суммы и формулы в рабочих листах.

Подобные возможности можно максимально эффективно использовать, только когда данные собраны в одну, очень простую таблицу."

Рэина Холи, ДэвидХоли "Трюки excel"

Если уж Вы меня не слушаете, так может цитата из "Очень хорошей книги" Вас убедит?